Zentrale Terminologieverwaltung als Erfolgsfaktor bei Franke Kaffeemaschinen AG

Die Herausforderung: Fragmentierte Daten und begrenzte Skalierbarkeit

Vor der Implementierung einer zentralisierten Lösung stand Franke vor der Herausforderung, dass terminologische Prozesse weitgehend dezentral und isoliert in Excel-Listen und einfachen Glossaren stattfanden.

Ein wichtiger Wendepunkt war die Migration zu SAP. Hierbei wurde deutlich, dass die Daten im abgelösten ERP-System massive Inkonsistenzen aufwiesen. Mehr als 12.000 Bauteilnamen mussten bereinigt werden, da Benennungen oft unverständlich waren oder keinen klaren Vorgaben folgten. Zwar wurden im Rahmen der Umstellung erste Strukturen wie ein SAP-Naming-Catalog und Benennungsregeln geschaffen, doch der Antragsprozess für neue Termini blieb aufwendig und basierte weiterhin auf Excel-Tabellen. Dies führte zu einer geringen Akzeptanz der Terminologiearbeit außerhalb der Technischen Dokumentation und erschwerte den Zugriff für Stakeholder im Marketing oder Produktmanagement.

Zusätzlich stießen bestehenden Systeme an ihre Grenzen, als sich die Anforderungen in der Software-Lokalisierung änderten. Moderne Workflows wie Continuous Translation und die Integration in die Entwicklungsplattform Bitbucket ließen sich mit der vorhandenen Übersetzungssoftware nicht mehr effizient abbilden, sodass auch ein Wechsel des Translation Management Systems notwendig wurde. Im neuen Translation Management System reichte jedoch die Terminologiekomponente nicht aus, um das Terminologiemanagement wie gewünscht weiter voranzubringen.  

Die Lösung: Quickterm als Single Source of Truth

Um die Vision einer „omnipräsenten Terminologie“ zu realisieren, entschied sich Franke für die Einführung von Quickterm als zentrales Terminologiesystem. Die Plattform fungiert mittlerweile als „Single Source of Truth“ (SSOT) und stellt sicher, dass Benennungen über den gesamten Produktlebenszyklus hinweg konsistent verwendet werden.

Integration in die Systemlandschaft

Ein wesentlicher Erfolgsfaktor für unternehmensweites Terminologiemanagement in vielen Unternehmen ist die Integration in die bestehende Softwarelandschaft. Bei Franke betraf das vor allem die folgenden Systeme:

• SAP: Neue Bauteile und Komponenten werden direkt in Quickterm beantragt. Nach der Übersetzung und Freigabe stehen die Termini im SAP-Naming-Catalog in den erforderlichen Sprachen zur Verfügung.
• Software-Lokalisierung: Durch die Ablösung bestehender Systeme und die Anbindung an ein neues Lokalisierungstool ist ein bidirektionaler Datenaustausch ermöglicht. Dies unterstützt moderne „Key-basierte“ Übersetzungsansätze.
• Redaktionssysteme & Autor:innenunterstützung: Die Anbindung des Redaktionssystems und des Authoring Tools erlaubt es Autor:innen und Produktmanager:innen, Texte bereits während der Erstellung gegen die validierte Termbank zu prüfen.

Prozessuale Verankerung

Terminologie wird bei Franke nicht mehr als isoliertes Projekt, sondern als fester Bestandteil des Produktentwicklungsprozesses (PEP) verstanden. Bereits in frühen Phasen der Entwicklung ist das Marketing für das Naming verantwortlich, wobei Quickterm den strukturierten Austausch zwischen Technik und Markenkommunikation moderiert. Die Plattform bietet hierfür kollaborative Workflows: Nutzer:innen können Anträge stellen, Feedback geben und in einem integrierten Chat Unklarheiten direkt mit den Terminolog:innen klären.

Erfolgsfaktoren: Akzeptanz durch Zugänglichkeit

Der Übergang von isolierten Prozessen zu einer unternehmensweiten Wissensdatenbank gelang vor allem durch die Fokussierung auf die User Experience. Früher wurde Terminologie oft als zeitaufwendiger Mehraufwand wahrgenommen. Heute wird sie als Erleichterung geschätzt, da sie die Benennung von Features und Optionen beschleunigt und die interne Kommunikation effizienter macht. Es sind deutlich mehr User:innen in der Terminologiemanagementsoftware aktiv, da sie als Referenz dient und auch die Termanträge zentral darüber gesteuert werden.

Wichtige Faktoren dieser Akzeptanz sind:

• Klarheit: Die individuell konfigurierbare Oberfläche von Quickterm reduziert die Einstiegshürden für Gelegenheitsnutzer:innen.
• Transparenz: Die Terminologie ist für alle Mitarbeitenden jederzeit zugänglich.
• Wissenstransfer: Regelmäßige Trainings und die Bereitstellung von Richtlinien haben das Bewusstsein geschärft, dass Terminologie ein wertvolles Asset für das gesamte Unternehmen darstellt.
  
  

Die Vision: Terminologie als Fundament für KI und Ontologien

Die Zentralisierung der Daten war der erste Schritt in Richtung Ontologien und KI-Anwendungen. Schließlich bildet saubere Terminologie die notwendige Basis für diese Themen.

Zukünftig soll Terminologie nicht nur passiv nachgeschlagen, sondern aktiv durch KI-Anwendungen genutzt werden. Mithilfe von Terminology-Augmented Generation (TAG) und speziellen Schnittstellen (wie dem MCP-Server) werden firmeneigene LLMs (Large Language Models) direkt mit der Termbank verbunden. Dies stellt sicher, dass generierter Output – etwa in Chatbots oder bei der Content-Generierung – stets markenkonform und fachlich korrekt ist.

Außerdem geht die Vision über reine Benennungen hinaus. Franke möchte zukünftig die Terminologiebasis schrittweise zu einer Ontologie weiterentwickeln. Durch die Verknüpfung von Begriffen mit Relationen (z. B. über ST4-Taxonomien, Typschlüssel oder SAP-Produktstrukturen) entsteht ein semantisches Netz. Dies ermöglicht eine intelligente Suche (Smart Search) auf Basis ontologischer Prinzipien, die die Usability deutlich verbessert und die Grundlage für hochintegrierte KI-Apps bildet, die komplexe Zusammenhänge im Produktportfolio verstehen.

Terminologie als strategischer Entwicklungspfad

Franke hat in den letzten Jahren eine signifikante Weiterentwicklung im Bereich des Terminologiemanagements vollzogen und seinen Reifegrad in diesem Bereich deutlich gesteigert.

Um den Fortschritt und die Professionalisierung der Terminologiearbeit messbar zu machen, wurde das Terminology Management Maturity Model von CSA Research entwickelt. Dieses Modell beschreibt die Evolution von isolierten Listen hin zu einer voll integrierten, unternehmensweiten Wissensressource in fünf Stufen:

• Level 0 (Inactive): Die Notwendigkeit von Terminologiemanagement wurde noch nicht erkannt. Es gibt weder eine Strategie noch jemanden, der sich um Terminologie kümmert. 
• Level 1 (Ad-hoc): Terminologie existiert lediglich in Form von verstreuten Glossaren oder einfachen Excel-Listen ohne zentrale Steuerung.
• Level 2 (Basic): Erste terminologische Bemühungen sind auf einzelne Abteilungen oder spezifische Tools beschränkt, bleiben jedoch weitgehend isoliert.
• Level 3 (Professional / Managed): Es wird eine konzeptorientierte Termbank eingeführt. Die Prozesse sind gesteuert, validiert und in der Technischen Dokumentation sowie Übersetzung fest etabliert.
• Level 4 (Enterprise / Holistic): Terminologie wird als ganzheitlicher Unternehmensprozess verstanden. Durch zentrale Workflows ist sie tief in die "DNA" der Organisation eingebettet und wird abteilungsübergreifend genutzt.
• Level 5 (Optimized / AI-Integrated): Die höchste Stufe zeichnet sich durch die Omnipräsenz der Terminologie aus. Sie ist hochintegriert in KI-Anwendungen, Chatbots und Content-Automation-Systeme, sodass sie allen Mitarbeitenden automatisiert zur Verfügung steht.

Rückblickend startete die Franke Kaffeemaschinen AG in Level 2. Zu diesem Zeitpunkt prägten Inkonsistenzen in den Benennungen und fehlende zentrale Vorgaben die Terminologiearbeit. Mit der Einführung strukturierter Prozesse und erster Tool-Unterstützung gelang der Sprung auf Level 4 – ein gesteuerter und validierter Prozess wurde zur Realität.

Heute befindet sich Franke an der Schwelle zu Level 5. Durch den Einsatz von Quickterm und die Vorbereitung auf die Integration von Terminologie in LLMs wird Terminologie von einer rein redaktionellen Ressource zu einem omnipräsenten Wegbereiter für die digitale Zukunft des Unternehmens.

Fazit: Mehr Akzeptanz führt zu mehr Effizienz

Das Projekt bei Franke Kaffeemaschinen zeigt deutlich, dass Terminologiemanagement weit mehr ist als die Pflege von Wörterlisten. Es ist ein Prozess, der Rechtssicherheit schafft, das Branding stärkt und die Zeit bis zur Markteinführung (Time-to-Market) verkürzt. Mit Quickterm als technologisches Wissenszentrum hat Franke eine Infrastruktur geschaffen, die nicht nur heutige Anforderungen erfüllt, sondern das Unternehmen optimal auf die Herausforderungen der KI-gestützten Zukunft vorbereitet. Ein wichtiger Faktor für diesen Fortschritt ist die Akzeptanz der Mitarbeitenden, da Terminologiemanagement nicht nur einzelne Abteilungen betrifft, sondern besonders dann erfolgreich ist, wenn es als interdisziplinäres Thema betrachtet wird.